Статья "Организатор торжества"

Давайте сразу дадим определение человеку под гордым названием-организатор свадьбы. Мне не очень нравится название распорядитель.)))

Вы видели фильм с Дженифер Лопес, где она выступала организатором свадеб? В идеале, именно такие функции и обязанности несет на себе этот персонаж. В Западной культуре заведено, что свадьбу должен делать профессиональный организатор.

К сожалению, в России такая практика только начинает зарождаться и не все молодожены до конца понимают назначение этого человека, а тем более им непонятно то, почему у него достаточно высокие гонорары.

Давайте поэтапно разберемся. Представьте себе, что вы пришли в театр, в качестве зрителя, вы смотрите спектакль, видите красивую картинку, и вам совершенно не важно, что там происходит за кулисами, как это все организовано, все выходят в нужное время, выносят то что нужно, вовремя вступает музыка и т.д. Всем этим заведует- режиссер. Организатор свадьбы именно режиссер, только режиссирует он действие под названием «ваша собственная свадьба», который четко представляет себе ту картинку, которая должна получиться, он владеет всеми тонкостями и знает все нюансы. Кроме того, этот человек должен быть очень хорошим организатором, уметь быстро принимать решения в экстремальных ситуациях и естественно владеть всеми премудростями данного процесса.

Сразу оговорюсь, что организатор- это не тамада или ведущий, им не может выступать ни один человек из ваших родственников или приглашенных гостей, при условии что Вы желаете их видеть на своей свадьбе в качестве гостей. Часто молодожены совершают большую ошибку, перепоручая определенные действия (фотосъемка, видеосъемка, встреча торта, украшение зала , да и еще может быть масса деталей, на которых они хотели бы сэкономить).

Я абсолютно не против того, чтоб желающие родственники и гости были вовлечены в процесс подготовки, но ключевые моменты должен исполнять человек, который несет за это ответственность, и которому за качество их исполнения вы платите деньги.

Допустим, ваша подруга забыла привезти вам на регистрацию лепестки роз, проблема не большая, но именно этого романтического момента в вашей жизни больше не будет, конечно вы можете с ней распрощаться из-за ее попустительства, но чего вы добьетесь? Вы потеряете подругу, а момент все-равно упущен. Поэтому, при общении с молодоженами я стараюсь сразу участие родственников в ключевых свадебных моментах свести к минимуму.

Так же организатор- это тот человек, который изначально может создавать с вами вашу свадьбу, он может как принимать участие в процессе подготовки концепции свадьбы и сценария  (подбора ведущего, тематических артистов, организовывать процесс катания и развлечения ваших гостей, организовывать выездную регистрацию, но самое главное- это тот человек, который знает о вашей свадьбе все, и смотрит на нее вашими глазами).

Поэтому первый человек, с которым вы должны встретиться- это именно организатор. Именно с ним вы оговариваете, с какого момента он присутствует на вашем торжестве и когда заканчивается его работа. Скажу сразу, организовывать свадьбу самим- это не только сложно, но и достаточно опасно, так как вы уже придумали и нарисовали себе картинку, которая в итоге должна сложиться, но не совпадение ряда мелочей могут ее разрушить. Приведу пример из жизни.

Несколько месяцев назад я присутствовала на выездной регистрации, я сопровождала маленьких детей, который должны были играть роль ангелочков и разбрасывать лепестки роз. Судя по установленным декорациям сразу становилось понятно, что бюджет очень существенный. Но зайдя в помещение, первое, что я увидела, это лежащие на столе, около поста вахтера торт и свадебный букет. Меня с детьми никто не встречал, мы точно не знали, где мы должны переодеваться, и в какой момент выходить. Естественно, я пошла выяснять этот вопрос, но никто ничего не знал, в итоге, чтоб не разочаровывать молодоженов, мы договорились и переоделись в одном из кабинетов. Сразу при заказе было оговорено, что ангелочки первые 30 минут их работы принимают участие в фотосессии с молодыми, нас никто не звал и никуда не приглашал. Тут прибежали молодожены, которые очень удивились, что их торт и букет лежат около вахтерши, потом невеста попросила увести ее куда-нибудь, чтоб гости их не видели, но так как никто ничего не знал, то соответственно, никто ее никуда не увел. Гости начали подходить, раздеваться, молодые пошли на фотосессию, а толпа гостей ходила по коридорам за ними и смотрела на все происходящее, естественно в суете все напрочь забыли позвать ангелочков, а я тщетно пыталась выяснить где мне взять лепестки, меня отсылали то к маме, то к свидетельнице, то к брату, то говорили любимую фразу: « Щаз,щаз их привезут», причем никого кроме молодых я не знала, и естественно с вопросами обращалась к ним, естественно отвлекая их от фотографирования и заставляя нервничать. В итоге появилась обещанная мама, которая естественно забыла лепестки, и срочно был отправлен какой-то друг, который поехал на машине за ними. Когда лепестки были доставлены, я начала выяснять откуда выходят ангелы и куда они идут, слава богу, что дети достаточно опытные и им хватило моего объяснения на пальцах, они сообразили и сделали то, что необходимо. Люди, которые вели и организовывали музыкальный процесс предоставляла вообще третья сторона, ведущая отчеканила регистрацию так, что даже я не успела дух перевести, соответственно того эффекта, который хотела получить невеста, входя по западному обычаю с папой под руку в зал она не получила. Играла не та музыка, гости не были подготовлены для того, чтоб приветствовать невесту, и естественно трогательность момента была нарушена. Потом судя по всему, после регистрации было предусмотрено шампанское, шампанское попросили выносить двух мужчин-гостей на разносах, мама руководила этим процессом и не знала, когда должна была закончиться официальная часть регистрации, и периодически выскакивая из помещения с шампанским пыталась и посмотреть сам процесс и не упустить момент выноса шампанского. В итоге она все-таки ошиблась, мужчины с разносами вышли, а представитель регистратора, рванул, к ним шипя на ходу : «Вы что, рано!».

Невеста, ожидавшая, что все будет совсем не так, еле сдерживала слезы, я надеялась, что это слезы счастья, а не разочарования. Мне очень хотелось махнуть рукой и уйти с этой свадьбы, и пусть бы все шло так, как шло, не моих рук это дело и мне за это совсем не было бы стыдно, но победил профессионализм, и я пыталась максимально выжать лучшее из создавшейся ситуации.

Вот примерно так выглядит этот процесс когда нет того, кто за все это отвечает, встречает, размещает, объясняет, раздает, руководит, в общем ведет полную закулисную работу.

И так, надеюсь, вас убедила, что с первым с кем вы должны встретиться- это организатор! Теперь о вопросах, которые вы бы хотели ему задать:

  1. 1. Обсудить сам свадебный процесс и его тематику, если вы ее хотите. Здесь опытный человек даст вам полное представление о том, что за чем идет, как все происходит, как принято и как можно. Естественно сориентирует в вопросах цены того или иного действия.
  2. 2. Предложит вам на выбор ведущих торжества или выездной регистрации, с которым работает он (это как правило разные люди по разным ценовым категориям), место проведения того и другого, маршрут катания, развлечения для гостей, разные интересные фишки. Относительно всего дополнительного персонала (ведущих, артистов, фотографов, видеосъемки и т.п.) вы можете воспользоваться его предложениями, либо подобрать своих. И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ организатор будет работать с этими людьми, которых выберете вы, обсуждать сценарий, маршрут катания, искать различные компромиссы и т.п.
  3. 3. Далее вы обсудите ход свадьбы, каким может он быть, как может быть выстроен, что за чем должно происходить. Организатор как правило сразу говорит о каких-то нюансах, которые знает только профессионал.
  4. 4. Организатор как правило, предлагает услуги тех людей, с которыми работает сам и в которых сам уверен, но вы вольны выбирать тех, кто вам более по душе. Конечно есть исключения, в которых организатор может высказать свое мнение по поводу того или иного приглашенного человека, но только в рамках его «профессионального мастерства», а вы уже вольны прислушиваться к этим словам или нет.
  5. 5. Не ждите, что ОРГАНИЗАТОР сразу распишет вам полный тайминг и режиссуру вашей свадьбы и придумает разные фишки и сюрпризы. Не забывайте, что это не только менеджерский труд, но и так же интеллектуальная собственность, наработанная с опытом, поэтому если вы уверены, что это ВАШ человек, заключайте с ним договор. В котором прописывайте все, что он должен сделать. Это могут быть действия начиная от процесса выкупа и заканчивая заказом такси, после вашего банкета и оформлением вашего номера в гостинице.

И сразу имейте ввиду, что этот человек становится вашей палочкой-выручалочкой и консультантом во всех вопросах организации и проведения торжества. Я всем своим клиентам говорю сразу, звоните мне по любому поводу, пусть самому пустяковому, сомневаетесь- звоните, лучше мы решим этот вопрос с вами сразу, чем потом придем к тому, что вы выбрали что-то не то! И оказывается, что вопросов много, начиная от хорошего стилиста, заканчивая музыкой в автобусе, где едут гости ( вы про это даже не подумали? А мы об этом помним!)

Так же я люблю готовить молодоженам сюрпризы, втайне договариваюсь с родителями, по-очереди с женихом и невестой, и придумываю какие-то фишки которые бы запомнились молодым на долгие годы, но были абсолютно неожиданными для молодых. Вроде бы они знают весь свадебный процесс, неоднократно встречались, обсуждали, а приезжают, и здесь сюрприз, в другом месте другой, в третьем еще что-то неожиданное.

И самая главная задача ОРГАНИЗАТОРа, чтобы какие бы форсмажоры бы не произошли, даже и не относящиеся к его задачам и поставленным перед ним целям, сделать так, чтоб они максимально не коснулись молодых.

Пример: выйдя из ЗАГСА, молодые обнаружили, что заказанный автобус не пришел. Жених, достает из кармана смятый листочек, и нервничая пытается набирать номер автобазы (а я бы, как профессионал, предварительно позвонила бы на автобазу за день, уточнила все ли в порядке с а\м, шофером, и конечно взяла бы моб. Тел. Шофера), но в тот момент контроль за автотранспортом не входил в мои обязанности. Пришлось все брать в свои руки, т.к. жених не воспринимал информацию от свалившейся на него эйфории. Дозвонилась до базы, автобус по ходу попал в аварию, и стоял где-то ожидая ГАИ. Обещали выслать другой, но он пришел бы минут через 30-40. Мне пришлось тут же изменить маршрут катания, и под косые взгляды фотографа (с ним мы бились отдельно на предмет где и когда снимать) повела всех гостей и молодоженов пешком на пл.Ленина, там организовала им пару занимательных конкурсов, и пока они творили чудеса периодически созванивалась с базой, на предмет подхода автобуса. Молодые только через 3 дня осознали, что автобус не пришел, и то им кто-то из гостей сказал и пришли ко мне с подарками и благодарностями.

А теперь, чтоб вы примерно представляли чем занимается организатор, я расскажу вкратце его свадебный день, это уже после долгих встреч, звонков, поисков того или иного артиста, после всех битв с видеооператорами и фотографами, когда обсуждается тайминг и маршрут катания, это обязательно происходит.

Накануне:

Обзвон всех задействованных лиц, и выяснение их здравия, уточнения времени присутствия, необходимой атрибутики, которую подготавливаю я, списков с их телефонами на всякий случай, тайминг мероприятия, списки гостей, их рассадка и т.п.

День:

Примерно 6-7 утра.

Звонок стилисту, чтоб он не проспал и во время приехал к невесте.

Звонок жениху, вдруг вечер был бурным, и он случайно забыл, что у него свадьба.

Созвон с ведущими выкупа, видеоператорами, фотографами и встреча у невесты. Если присутствуют еще какие-то атрибуты выкупа ( белый конь и карета, автомобиль с люлькой, скалалазы и т.п.) то и им то же по звоночку. Я уже там, с подругами или без них у украшенного подъезда.

В руках необходимая атрибутика для выкупа.

Далее действия артистов, я их корректирую относительно времени, чтоб мы все успели и не опоздали в ЗАГС.

За 10-15 минут до того, как молодые должны выехать из дома, мы начинаем садиться в а\м. Время с запасом, все учтено. Кольца проверены, паспорта у меня. Пока они с шиком едут до ЗАГСА, мои сотрудники у ЗАГСА встречают их гостей, и все заказанные атрибуты (голуби, шампанское, бокалы, конфетти, дети-ангелы, подушки для колец) уже на месте.

Если молодые приехали с запасом времени, у нас предусмотрено, чем их занять.

После регистрации, катание, по заранее разработанному маршруту и таймингу!!!!, с учетом всех атрибутов необходимых для увеселения гостей (шарики, мыльные пузыри, шампанское, стаканы, фрукты, конфеты и т.п.), красивой фотосессии молодых, экстремальных ситуаций (аптечка), запасные колготки, косметика, салфетки, нитки и ножницы.

По ходу, идет контроль за всеми сюрпризами, которые должны быть у молодых во время их катания.

Пока идет катание, сотрудники организатора в месте проведения банкета встречают: торт и каравай, контролируют украшение зала, расстановку столов, подготавливают всю необходимую атрибутику для выступающих, прокидывают необходимые провода и удлинители, устанавливают видеоаппаратуру (например проектор), встречают ведущего и звукорежиссера, размещают их, размещают всю необходимую атрибутику (украшение на шампанское, бокалы, и т.п.). Встречают и распределяют выносной фуршет , если он есть. Далее встречают гостей, знакомят с ведущим, занимаются заполнением книги пожеланий, угощают ожидающих гостей фуршетом, знакомят их со схемой рассадки.

После прибытия молодых, их встречи с гостями, организаторы моментально размещают подаренные букеты, и теперь занимаются банкетом.

Встреча опоздавших гостей и их размещение, контроль за официантами от времени выноса блюд, до уборки со столов пустой посуды и бутылок. Встреча выступающих, их размещение, переноска их фонограмм к звукорежиссеру и их проверка, выдача ведущему призов и подарков, контроль за таймингом и сценарием, внесение необходимых изменений в сценарий на месте в случае форсмажорных обстоятельств. К концу банкета, как правило, необходимо сохранить в целостности все подарки и цветы и сдать их ответственному лицу. Если организатор отвечает за заказ номера для молодоженов, то отконтролировать и этот момент и не забыть его украсить. Посадить молодых на такси. Вручить маме остатки призов и свадебной атрибутики, и наконец, перевести дух!

Однажды в процессе свадебного торжества, ко мне подскочил официант и потребовал, чтоб я заказала себе горячее и салат (так сказали молодые), но только глянув на меня, он забыл произнесенные только что слова, и принес мне 2 кувшина морса.))))

Вот примерно так, выглядит свадебный день организатора свадебного торжества, это мы опустили тот момент, когда мы встречаемся с клиентами, обговариваем все нюансы, это может быть несколько раз, а может быть и больше. Бесчисленное количество звонков от невесты, жениха, их родственников, тайные подготовки сюрпризов, танцев, песен и т.п. Все это входит в нашу работу. В итоге мы усталые, но очень удовлетворенные своей работой возвращаемся домой. И как правило, после молодые приходят или звонят с благодарностями.

Конечно сразу встает вопрос, сколько стоит нанять организатора свадьбы, а если вы внимательно читали статью, то организатор работает не один, там целая команда подключается при необходимости. У всех по разному, в моем случае в зависимости от объема работы, времени, проведенной на свадьбе, и времени к подготовке к ней. Расчет начинается от 10 тыс. рублей, все обговаривается и прописывается, и затраты на организатора сводятся к очень разумной величине. Но взамен вы получаете исключительно приятные хлопоты: выбор платья и костюма, приглашение гостей, покупка колец и пригласительных билетов, и абсолютно не заморачиваетесь кто, во сколько и почему не приехал. Согласитесь, что при таком раскладе сил, быть в сказке получается по-настоящему?Ф

Google+